April 20, 2008

• Public records and archives

  「歷史檔案的價值及香港政府歷史檔案管理的現況」講座
  (或者，「推動訂立檔案法運動」講座)

  圖書館、博物館、檔案館，是三個性質接近，但略有不同的機構。所以這個講座相信也對我們有幫助。
  不過，今天下午的雨雖然似乎不特別大，但鞋也竟然濕透了。

  兩位主講是香港檔案學會的錢正民會長，和政府檔案處前處長朱福強先生。

  第一位錢會長，介紹幾個不同的機構。不知為何就只是打開幾個網頁，把網頁介紹逐個讀出來。
  包括國際檔案理事會(ICA，包括東亞的分會 EASTICA)、中國第一歷史檔案館(北京，專收清廷檔案，即是「清宮秘檔」那些)、中國第二歷史檔案館(南京，專收民國檔案)、和廣東省檔案館。
  其他有介紹但沒開網頁的包括國家檔案局(由於黨國不分，國家檔案局兼中共中央檔案館，乃中共中央直屬機構)、遼寧省檔案館(包括清代八旗子弟的人口普查紀錄)(防毒軟件顯示此網站可能有害)等。

  我想就連 powerpoint 也不適合這樣讀吧，何況是字體沒放大的網頁﹖
  如果冒雨來就只為了聽人讀網頁，怎麼不乾脆把連結放上網，我在家裡讀就好了。

  「大概你已經習慣了Internet無時無刻提供最新資訊, 已經忘記很多人仍要靠傳統的電視電台報紙接收資訊」
  —借用莊生兄的碎碎唸

  錢會長引用 ICA 網頁裡的說法﹕

  Archives constitute the memory of nations and of societies, shape their identity, and are a cornerstone of the information society.

  檔案是人類活動和交往的證據，維護個人和國家的權益，是民主和善治的基礎。檔案是人類的歷史紀錄、保存「記憶」(特別強調近年大熱的「集體回憶」)、塑造身份認同，和資訊社會的基石。

  (國家權益﹕例如在西藏問題和釣魚台爭議上，歷史檔案就可以作為證據來源。正如現在國家檔案局首頁就展示了中央和西藏關係的歷史資料，以支持「西藏是中國一部分」的聲稱。當然，大家認為這些資料是否足夠充分，是另一回事﹔但這顯示了歷史檔案對國家的重要性。)
  (個人權益﹕ICA成立了一個Archives and Human Rights的小組，探討以檔案維護人權的事宜。其中一個例子，是柬埔寨的舊檔案，成為起訴赤柬領袖屠殺的重要證據，所以要加以保護、免遭破壞。)

  錢會長提及檔案法規、鑑定、目錄、管理和公開的重要性。
  (鑑定—appraisal，在檔案專業中指決定是否收藏、保留有關檔案的工作，有點像圖書館的 acquisition 和 weeding (見延伸閱讀1, 2)。但分別是圖書館會淘汰舊書，而檔案館和博物館一旦決定收藏某物件，就幾乎不會丟掉。)

  然後由朱先生介紹香港政府檔案處的運作。
  朱先生樣子和聲線都有少許像林子祥。也許怕大家被悶倒了，所以一開始就說了幾個故事﹕

  1. 愛因斯坦坐火車時，遇上稽查驗票。他一下子找不到車票，稽查說認識這位大科學家，相信他不會坐霸王車，所以不用查了。但愛因斯坦仍在找車票。
  稽查問他為何還要找﹖他說﹕如果找不到車票，我就不知道在哪裡下車了。

  2. 唐英年曾在會議中，表示維港匯事件沒有人做錯。但後來盧維思被紀律處分，決定進行司法覆核時，打算提出這一點支持自己，竟然發現原來唐英年曾經要求修改會議紀錄。(新聞)
  在有《檔案法》的國家，擅自纂改或刪除紀錄，可能已犯上刑事罪行。

  3. 賢仔尋親事件(新聞)。究竟是贊育醫院還是竹園兒童院弄錯了呢﹖沒有人知道。(儘管周一嶽又認了錯)
  竹園兒童院在搬遷時，已經銷毀所有檔案。而贊育醫院改隸醫管局，亦不屬於政府部門。
  據聞商業電台查問時，醫管局人士表示所有超過21年的出生資料，已經「根據法例」銷毀。但商台諮詢法律意見後才發現根本沒有這樣的法例，醫管局承認這只是內部指引。

  4. 曾有一位警司出書介紹警隊歷史，當中有灣仔舊郵政局的圖片，卻被指為三號警署舊址。經過查證警隊和工務局(Public Works Dept)檔案，發現三號警署是長方形的，灣仔郵局卻是 L 字形的，查看地圖後，認為三號警署舊址應該在灣仔郵局鄰近才對。
  (但上述說法已廣為流傳，見一例子)

  5. 公務員減薪訴訟中，政府曾在歷史檔案中找到歷史上曾進行減薪的證據。結果政府勝訴。

  6. 懲教署職員加班津貼訴訟中(新聞)，政府同樣在歷史檔案中找到，當時(公務員敍用委員會﹖)對「超時工作」的定義，證明不包括懲教人員所指的「候命」時間。結果同樣是政府勝訴。

  7. 戰後港英政府設立了「國殤紀念基金」(屬香港法例1026章，已廢除，改由386章成立之「香港太平洋戰爭紀念撫恤金」繼承)(見延伸閱讀3, 4, 5, 6)，向軍人及遺屬支付補助金，但受助人要證明(自己或已死家屬)曾經在二戰時服役。問題是，英軍有英國官方紀錄，但例如香港義勇軍之類的本地團隊(全部名單可參見386章附錄1及2)，紀錄已於日本佔領時散失。
  政府為扶養受害人，願意接受二手證據。於是政府檔案局透過和澳門歷史檔案館等機構合作，尋找這些軍人的相關紀錄。例如報章報道提及的軍人名稱，也成為證據。

  這些故事的相同處，就是都涉及「檔案」。朱先生說明「檔案」(record)的正式定義﹕

  「檔案」是指公事(official transaction)產生的文件紀錄，予以保存作為公事進行的證據。
  (維基引述 Jenkinson﹕"documents which formed part of an official transaction and were preserved for official reference")

  雖然有「文件/document」的字樣，但本質上不一定是文本(textual)的資料，檔案不限形式。公事上產生的多媒體紀錄(舉例﹕博物館對這場講座的錄影)，也算是「檔案」。
  「檔案」是原始、第一手資料。「文獻」而不等於檔案，因為文獻可以是二手資料。假如有記者報道這場講座(方按﹕或者，本文)，就只屬於「文獻」而非「檔案」。
  就算是當事人的日後自述(如日記、回憶錄)，也只算是文獻而非檔案。

  (但錢會長補充，檔案館—如廣東省檔案館—也收藏名人日記或家譜、書信等，因為這些資料也部分記錄了當事人的工作情況，對日後研究大有幫助。朱先生所說的是對「檔案」的專業、狹義定義。)

  但問答環節時有很多人仍然詢問「XX是否檔案」的問題，朱先生強調﹕並沒有「這文件是檔案」、「那文件不是檔案」的事。「檔案」是公事過程產生的，稱為「檔案」的必有其事件脈絡。
  他舉例說﹕雖然說一份報章報道不算檔案，但如果日後在法庭上成為呈堂證據，就會變成法庭審訊檔案的一部分。一件物品是否「檔案」要視乎是否出現在哪項公事之中而定。
  (方註﹕如果我們不局限於「政府檔案」的話，報章報道也算是報館的「檔案」，因為那是由報館的公務所產生。)

  然後，朱先生指出世上絕大部分先進國家都已訂立《檔案法》(大陸和台灣也有)，就是香港沒有。他們要推動香港訂立《檔案法》，這法律包括四部分﹕

  1. 凡公務必須產生檔案。(即是公事要有記錄、可查證，不能「口講無憑」)

  2. 檔案要妥善保存和管理。(因為公共檔案等同公共財產，亦需要專業人士管理)

  3. 檔案使用完畢(部門認為沒用的時候)，要被「評鑑」(即appraisal)。
  評鑑認為有需要，就轉送檔案館永久保留。(即是「歷史檔案/archive」)

  4. 訂立保密年限，檔案保密期限屆滿後，便要公開讓市民查閱。

  訂立《檔案法》的主要目的，是提高政府運作的問責性(accountability)。
  (到這時候，看倌應該明白為何開頭會說，不如稱為「推動訂立檔案法運動」講座好了。)

  已有政界人士和議員提出有關質詢，但政府的回應仍是那句「現有制度行之有效」。
  朱先生補充道﹕

  1. 《檔案法》應該是《資訊自由法》的後盾，議員如果只懂爭取後者，事倍功半。
  試想，如果官員告訴你「抱歉，這件事我們沒保留檔案」，那麼有檢閱自由又如何﹖

  2. 雖說「名人檔案」不是嚴格意義上的「檔案」(例如廣東省檔案館名人檔案，朱先生稱之為「地方文獻」)，但其實一樣重要。他舉例說，你想知道八萬五、中藥港之類從何時開始「不存在」，只有透過研究董建華在任時的個人文件，才有可能發現。
  美國總統落任後，美國檔案局就會立即進入白宮，把他的文件封存起來，製成檔案(當然要等幾十年後才開放)。香港就沒有這種規定了。

  3. 香港沒有檔案法，但因為受英國統治，所以跟隨英國慣例。
  香港政府的行政守則，規定所有政府部門(不包括公共機構/public bodies 如醫管局)要銷毀檔案前，必須先得到政府檔案處同意。於是當部門想銷毀檔案時，檔案處就有機會檢視和選取檔案保存了。
  根據慣例，一般檔案保密三十年後可以開放，任由公眾索閱。但保密級別較高的檔案，則需要另行申請、得到批准方可檢視。問題是，回歸前保密檔案還會列於目錄之中，讓公眾知道有一份「保密」的檔案﹔但回歸後卻不會列入目錄中，你連有這一份檔案也不知道，變成「二十二條軍規」式的荒謬。

  4. 香港歷史檔案館還有一個很滑稽的情況，就是要戰前的檔案反而有(儘管戰時散失了不少)，七八十年代往後的檔案卻沒有。因為部門不願釋出。
  (甚至曾經有部門把檔案交給政府檔案處鑑定，以求註銷。怎料當檔案處表示某些檔案有價值，要收藏保留時，部門反而「縮沙」說不註銷、要收回了。)
  以前的英國人官僚，習慣於祖家的規定，所以比較願意釋出檔案。現在的官僚心態就有點不同了。

  問答時間，除了有很多人問及「XX是否檔案」之外，亦有其他問題﹕

  1. 政府檔案對部門發展和市民權益都十分重要，只是部門和市民很多時候都沒留意到。
  (就正如不是打官司，誰會想到要找檔案呢﹖)

  2. 在下問了兩個問題﹕
  2.1 先前問答提及立法會檔案不屬於政府檔案處管轄範圍(即是不需要交給檔案處)，那麼司法機構的檔案又如何﹖
  答案﹕司法機構檔案也會收入政府檔案處，但如果要檢視司法審訊的歷史檔案，就要先經司法機構同意才可以。
  2.2 先前提及賢仔尋親事件。每年有那麼多人出生，檔案浩繁，如果檔案真的交了給政府檔案處，會保存嗎﹖(問評鑑標準)
  答案﹕會，因為個人出生資料是十分重要的檔案，會予以保存。

  3. 有人問﹕怎樣才能決定保留甚麼不保留甚麼﹖畢竟現在也不知道未來的需要。
  答﹕「評鑑」是痛苦過程，要顧及各種因素和社會需要。隨著時代變遷，檔案保留的範圍的確有所不同，以往只是「帝王將相的歷史」，現在卻有很多平民生活的資料都認為需要保存。(方按﹕情況有點像圖書館決定淘汰哪些舊書，總是痛苦的決定。)
  這正是更需要專業人士的原因。但這幾年政府一直在縮減 archivist grade (檔案處專業職系)的人數(列入肥雞餐)，以 EO 和 CO 代替。認為長遠而言會影響專業發展。

  4. 又有人提及加拿大把國家圖書館和檔案館合併了。認為香港歷史檔案館影印費用高昂，如果跟公共圖書館合併，有望降低收費。

  作為圖書館員，在下即時作資料補充﹕事實上，圖書館的書也不一定任人影印的。
  我在研究職安健法例時，也曾在中央圖書館查閱舊法例。那些書就不會這樣給你拿著四處走，館員會開一間獨立房間，讓你坐在裡面讀的。這種「古書」，根本不可能讓你自己拍照或影印了。

  朱先生答﹕事實上加拿大的合併是罕見例子，而且爭議亦很大，因為圖書館和檔案館的工作實有不同。而收費高昂，是因為古老文件只有一份，不能讓你借走或自行影印，所以查閱要戴白手套、抄錄只准用鉛筆(怕墨水的化學成份影響文件)、影印也要職員代勞。
  (事實上，我在中央圖書館的經歷就跟看歷史檔案差不多，也是拿筆抄的。就差一雙白手套。)
  政府收費是以收回成本為目標，公務員的人工當然不便宜。現時的收費已經過檔案處爭取降低，其實只佔整體成本的很小部分。
  (不知是認真或說笑，他說如果要完全收回成本，影印可能要三十元一張。)

  回家，又再一次大雨。
  儘管已停在簷下，但一踏下小巴，雨點仍然橫飛而來。手上的雨傘也因為強風而難以打開。
  忽然想起《雷霆救兵》中第一批士兵在諾曼第登陸的情境……中晒彈。

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  附加資料﹕
  1. ICA 提供的﹕ISAD(G): General International Standard Archival Description, Second edition
  2. 又，正如講者「打廣告」，HKUSPACE有相關的檔案學課程。如果不是正在讀碩士的話，我也有興趣去學學。(如果幾年後還有時間精神，就去學吧﹖)
  3. 其實香港大學也有類似的資源﹕Hong Kong Government Reports Online (1853-1941)，在網上就看到內容，我也用過。但大家未必知道，在這裡順道介紹一下。

  延伸閱讀﹕
  1. 王元仲〈從館藏穩定狀態理論，談公共圖書館的館藏淘汰〉，書苑季刊46期第14-29頁
  2. 簡莉婷〈圖書管理﹕淺談大學圖書館館藏淘汰〉，中原大學張靜愚紀念圖書館館訊[民]92年春季
  3. 「發放給前戰俘及前戰俘遺孀的補助金」，立法會議事紀錄1990年2月14日，591-593頁
  4. 「1991年香港太平洋戰爭紀念撫恤金條例草案(二讀)」，立法會會議紀錄1991年5月1日，1358-1360頁
  5. 「1991年香港太平洋戰爭紀念撫恤金條例草案(恢復二讀)」，立法會議事紀錄1991年5月29日，1624-1626頁
  6. 條例生效公告(第2號)，立法會議事紀錄1991年11月20日，439頁、508頁
  (註﹕暫時未能找到條例三讀通過的紀錄)

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