August 29, 2007

• cons 5

  [團體會章須知(五)]

  正在草擬的文章，將分批在這裡刊出。最終整理後再另行放置。
  由於內容可能在撰寫途中，再更改先前的內容，所以切勿把這裡貼出的當成確定版本。

  (警告﹕本文並非定本。待全文完成後，將另外放置並提供連結。)

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  (上篇)

  執行會務的機關如何運作﹖

  理論上，報行會務的機關可以多於一個，前面已討論過。可是，無論它是行政機關、監察機關、傳媒，還是其他機關，章則結構上都是差不多，只是機關性質導致具體條文有所差異而已。所以我們可以只討論單一機關的型式。

  有關機關的條文，應該包括以下各項﹕
  1. 權責
  2. 組織/組成
  3. 任期
  4. 會議
  5. 選舉法
  6. 辭職
  7. 遺缺
  8. 計劃和報告

  「權責」是指該機關的權力和職責，即是這個機關工作範圍的界定。條文可長可短，通常工作範圍越廣泛的，越無法明顯界定範圍，所以條文越簡單，例如幹事會。

  「組織/組成」是指這個機關的組成方法。包括﹕
  —有多少職員/幹事
  —職員的資格(是否必須身為會員才可出任﹖哪種會員﹖)
  —如何產生(選舉﹖全民投票﹖是委任的話，由誰委任﹖有些機關可以兼有民選和委任職員)
  —職位及其權責(正副會長/主席、秘書、財政之類。有甚麼職位需要指明﹖如果可以視情況而決定，就不必寫明，留待當屆決定。)
  —如何決定職位(是互選﹖還是選舉時已經指明職位，例如參選會長﹖)
  通常會另外規定，機關可委任一些委員會或小組協助工作，以免所有工作都要召開會議決定，亦方便吸納其他人員參與工作。但需要注意，這些委員會或小組的權力來自有關機關，它們的工作是受到該機關監察，該機關亦要為它們的工作負責。

  「任期」，很明顯就是任期……包括任期有多少，和起訖日期。
  為免產生類似特首任期的爭拗，建議加上機關被罷免或解散時，接任者任期的說明。

  「會議」，有關機關開會的規定。會議通常分為﹕

  「常務會議」﹕常規的會議，商議團體一般事務，會定期召開。
  「臨時會議/特別會議」﹕因應突發事件召開的會議。
  「續會」﹕無論常會或臨會，完成不到議程，就要擇日開續會繼續解決。

  「會議」條文要對常會和臨會分別作為規定(續會則不需要)。例如常務會議的頻率(多少開一次會)、召開條件(一般是會議主席認為有需要就召開，亦容許會議成員聯署要求召開臨會)、開會通知的時限、和會議的最低法定人數(通常是機關職員三分之二或以上)。
  開會通知的時限，是一件很容易被認為「麻煩」而忽略的事情。但有很多人沒留意到，開會通知是保障會員權益的重要方式。因為只有會員知道會務機關何時開會、討論甚麼，才有可能參與會務，否則就變成黑箱作業了。通知時限就是保障會員有時間決定是否列席會議或提交意見。
  條文會規定在開會前若干日(或星期)要向有份開會的人提供議程，亦要求向所有會員公告有關議程。常務會議的通知時限通常會比臨時會議長，因為臨時會議本質上就是比較緊急的。但為免遭濫用，所以規定了常務會議的最低召開次數。
  在某些會章中，亦會規定誰有權列席這些會議。(有些團體是不容許普通會員列席幹事會會議的，除非得到批准。)

  「選舉法」是指機關職員產生的具體方法，如果靠全民投票產生，一般需要附上選舉法條文。
  有些會章中，「選舉法」會獨立成一章(中大學生會會章就把各機關的選舉法集合一章)。這種做法雖然看來整齊，但其實暗藏危機。因為日後修章時，機關「組成」的條文可能跟「選舉法」有出入，製造憲政危機。筆者在中大院委任職期間，就有不少系屬會，只顧修改「組成」條文而忘記「選舉法」條文(反之亦然)，令兩者數目不符。把「選舉法」條文放在該機關的章節之中，可以方便日後修改。
  一般而言，選舉法必須說明﹕
  —職員的選舉方式(組閣參選﹖還是個別參選﹖)
  —如果組閣，人數範圍是多少﹖(會章不一定要求填滿所有席位才可參選，但可能有一個最低限額。如果不足額，內閣必須包括哪些職位﹖)
  —差額選舉的做法(通常就是得票最多的內閣/個人當選，有沒有最低得票的要求﹖一個選民可以投幾票﹖是等同席位數目﹖還是不論席位多少，每人只准投一票﹖)
  —等額選舉的做法(通常就是信任投票，但究竟信任票要過半數﹖還是只要比不信任票多就可以﹖)
  雖說「具體方法」，卻不是選舉活動的詳細規定。選舉細則可以日後以附則的方式訂立，不需附於會章之中，否則日後難以因應實際需要而修改。

  「辭職」，即是辭職的手續。職員不是說辭職就辭職，通常需要開會獲得批准才可辭職(要哪個機關同意﹖多少人同意﹖三分之二﹖)，而且要向會員公佈。因為職員是全民選出的，辭職也必須作交待。

  「遺缺」是關於席位懸空後的處理，懸空可能因為職員辭職、被罷免或死亡而出現。(懸空不包括因為不夠人競選所產生的空缺，那只有全民投票才可予以補選—如果這職位要求全民投票的話。)
  —重要職位(如正副會長/主席、秘書)懸空了，由哪位職員遞補﹖
  —席位懸空了，由誰遞補﹖
  　—是否需要搞補選﹖(如果餘下任期不長，則通常不需要)
  　—是否容許上次選舉落選的人補缺﹖有沒有限制﹖
  　—是否容許機關自行(或者經監察機關通過)委任其他會員補缺﹖手續和限制如何﹖
  有關遺缺的規定，也會包括機關「解散」的規定。除了整個機關被罷免外，職員遺缺太多、或者所有重要職員離職都可能導致解散。因為民選機關有代表會員之意，如果被會員選出的人大多離開(縱使有人遞補)，這個機關的代表性就成疑了。
  無論是因為甚麼原因而解散，都應該說明解散後的處理。一般而言，會由監察機關(如沒有，則為會員大會)委任一個委員會(一般稱為臨時行政委員會—臨政)處理日常會務。臨政顧名思義是臨時性質，而且因為沒有經過選舉，也沒有原機關的全權，只能處理日常性質的工作，例如招收會員、管理會室之類。

  「計劃和報告」是指團體(和機關)的工作計劃、財政預算、工作報告和財政報告。為了讓會員知悉會務和會費使用，這些都是必須公開的。這條文主要就是規定機關提交這些計劃和報告的頻率(一年一次﹖)、時限(任期/年度開始或結束後多久要提交﹖)和方式(向誰提交﹖)。
  相比於「組織」、「選舉法」、「會議」那些「硬」條文(不符合則不合法)，「計劃和報告」是一種比較「指標」性質的條文。主要供會員和監察機關監督工作，無法達標可能會被譴責、懲罰、甚至罷免，但不會因為「遲交報告」而令機關自動解散的。

  (下篇)

  • 6:52 am
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